Nevyhovuje vám váš starý jednoduchý program na účetnictví? Potřebujete velké, resp. standardní řešení? Jste si jisti, že víte, co takový systém znamená? Co od něj očekáváte? Víte, jak se vyhnout rizikům? Stačí, když se půjde účetní podívat na pár prezentací? Pro jakou firmu se hodí jaký systém?
Základní podnikový informační systém
Když se řekne "výběr informačního systému", tak si každý může představit, a většinou také představí, něco jiného. Pod tímto pojmem je však potřeba chápat vše, co navazuje na rozhodnutí o nákupu nového programového vybavení pro zpracování základních podnikových agend. Ve skutečnosti však začíná ještě mnohem dříve, při formulaci podnikové strategie nebo při řešení otázek strategického marketingu, implementaci controllingu, rozvoji elektronického obchodování či při integraci dodavatelsko-odběratelských řetězců. Opravdu by se dnes již nemělo jednat o program na účetnictví, jak máme často tendenci tuto oblast vnímat. Informační systém (dále IS) jako nástroj pro zpracování všech firemních obchodních informací je nutnou základnou pro všechny další aplikace a systémy. Společně jsou rozhodujícím faktorem produktivity práce v administrativě, a tím velmi výrazně ovlivňují konkurenceschopnost firmy.
Základním podnikovým IS rozumíme především systémové vybavení (software, hardware, síťové řešení, popř. jiné komponenty a produkty) pro zajištění zpracování základních firemních administrativních agend - účetnictví (komplexní pojetí), logistiky (nákup - řízení zásob, skladování a prodej), personalistiky & mezd a dalších bezprostředně navazujících agend. Významným prvkem by mělo být propojení na interní informační systémy (groupware, intranet, systém pro správu znalostí atd.). Tyto části podnikového informačního systému ovšem již nespadají do kategorie "základní podnikový IS".
Informační strategie
Pro každou firmu musí platit to, že IS (ve smyslu technického vybavení) je tou "fyzickou" podstatou jejího "nervového systému". Oblast informačních a komunikačních technologií (dále ICT) je z celé škály podnikových kompetencí strategicky nejcitlivější. Často to vypadá, že právě proto, že se v této oblasti všechno tak rychle mění, je zbytečné se zabývat (někteří lidé říkají, že to vlastně vůbec není možné) vytvářením koncepce dalšího vývoje. To je prostě realita a nic na tom nemění ani fakt, že všechny teorie říkají "... musí existovat strategie ...". Ve většině firem prostě informační strategie chybí a je to vidět. Tedy jedno doporučení - před tím, než začnete hledat "ten správný program na účetnictví", zkuste zformulovat alespoň pár myšlenek k tomu, co ICT ve firmě znamenají, co zajišťují a jaké požadavky budou v budoucnosti kladeny na ně, na organizaci práce a na vás.
Vždy mi zůstává rozum stát nad tím, když se i ve velkých firmách o výběru IS rozhoduje na základě zcela nedostatečných informací jak ze strany budoucího uživatele (požadavků a předpokládaného vývoje firmy), tak ze strany informačního systému (jeho funkčnosti a perspektivy). Nechápu, jak je možné, že majitel a vrcholový (jediný) manažer malé firmy nevidí důvod, proč by se měl zúčastnit výběru nového programu. Nikdy se nesmířím s tím, že se v případě požadavku na nový systém pošle účetní (nebo správce sítě) na prezentaci programu, o kterém kdosi říkal, že "je prý docela dobrý".
Vždyť se přece jedná o rozhodnutí, kterým se na několik let vymezí informační schopnost firmy. Není pravda, že se dá existující systém snadno doplnit o chybějící funkce (většinou jsou pro rozšíření funkčnosti rozhodující datové struktury, a tedy konzistence dat v okamžiku jejich pořízení). Není ani snadné migrovat na jiný systém - jsou případy, kdy si uživatelé z důvodu svého pohodlí dokázali několik roků ubránit naprosto nevyhovující ekonomický software.
Žádné komentáře:
Okomentovat