1. Zpracujte si denní a týdenní seznam priorit v pořadí důležitosti.
2. Naplánujte si minimálně jeden den dopředu, co hodláte dělat.
3. Plánujte si telefonní rozhovory předem.
4. Plánujte porady (s jednotlivci i skupinami) předem.
5. Vyhodnocujte hospodaření se svým časem několikrát denně.
6. Podívejte se na svůj osobni seznam hlavních časových ztrát.
Osvědčené postupy šetřící čas a optimalizující hospodaření s ním:
- Pište poznámky na okraj došlého materiálu a pošlete ho zpátky tak, jak je. Je to rychlejší.
- Přesvědčte se, že všechny telefonní vzkazy se k vám dostanou na charakteristických kartičkách a ujistěte se, že vaši úředníci, kteří vzkazy přijímají, jsou řádně poučeni.
- Zodpovědnost za úkoly a rozhodnutí předávejte rovnou tomu zaměstnanci, který je má vyřídit, nikoliv svému nejbližšímu podřízenému.
- Odmítejte brát si práci domů častěji než tři večery v týdnu. Více než tři večery představují risk pro váš rodinný život.
- Strávíte-li dojížděním víc než 10 % svého času, přezkoumejte pečlivě, čemu dáváte přednost, a pokuste se tuto časovou ztrátu zredukovat.
- Zaveďte si následující zvyk: když jsou dveře vaší kanceláře otevřené, jste ochotni přijímat náhodné příchozí. Když však jsou dveře zavřené, nemáte být vyrušováni, snad pouze v případech skutečné nutnosti.
- Buďte ochotni vzdálit se z kanceláře na nějaké klidné místo, např. do knihovny, kde vás nebude nikdo rušit a kde budete moci dokončit práci v žádaném termínu.
- Žádáte-li, aby vám podřízený napsal zprávu, vysvětlete mu, že ji očekáváte k určitému datu a vždy s jednostránkovým souhrnem.
- Osobně spolupracovníky nepopohánějte, aby pokračovali v práci rychleji. Touto činností se zabývejte teprve, není-li jiné východisko.
Žádné komentáře:
Okomentovat