Sama používám a můžu doporučit hlavně tyto 3 podpůrné prvky každodenního TM: pro prosté sepsání úkolů a jejich seřazení podle priorit na ploše obrazovky svého PC program AT Notes (freewarový software pro psaní poznámek na plochu), elektronický kalendář v aplikaci Lotus Notes, který propojuje zároveň přes e-maily a vnitrofiremní databáze rozesílání a potvrzování pozvánek na schůzky, porady a jednání (podobně se používají i jiné el. kalendáře v MS Outlook nebo Outlook Expres atd.) a klasický organizér, což je v podstatě účelově členěný tištěný diář ve staré dobré papírové formě která je po ruce i na cestách bez nutnosti přístupu k počítači.
4.3 Zkušenost s maticí důležitosti a naléhavosti, Paretovo pravidlo
Podle mých empirických osobních poznatků je potřeba hned na začátku pracovní doby si vybrat ze všech denních úkolů ten, který je zároveň nepříliš časově dlouhý (do jedné hodiny, výjimečně do dvou), nepříliš riskantní, a hlavně ze všech úkolů nejnepříjemnější. Když vyřešíte tento úkol jako první, můžete si říct že dnes už máte to nejhorší za sebou. Vše, co Vás pak čeká, bude už příjemnější. Ten pocit zvyšuje výkonnost, zlepšuje koncentraci a to vede k větší rychlosti, přesnosti a menší únavě. Když tento systém "nejhorší nejdříve" vydržíte praktikovat bez přerušení dostatečně dlouho, vytvoří se návyk, psychika si zvykne na pocit "dnes už mě čeká jen to lepší" jako na drogu, a je vyhráno. Pro větší jistotu úspěchu existují i doplňkové metody. U každého úkolu je dobré si promyslet co se stane nejhoršího, když to neudělám? Zboří se svět? Není splnění tohoto úkolu v souladu nebo v rozporu s mými dlouhodobými cíli? Mohu tento úkol s únosným rizikem delegovat? Co mě delegování bude stát (peněz, nervů, nutnosti důkladnější kontroly?
Osvědčenou pravdou je pak využití pravidla 20/80. Člověk ve vedoucí pozici musí umět připustit, že se občas něco nestihne a vybrat to, u čeho to zase až tolik nevadí.
Žádné komentáře:
Okomentovat