Postup výběrového řízení

Popisovaná metoda je využitelná jak v soukromém, tak ve státním sektoru, protože respektuje zákonem předepsané náležitosti veřejných zakázek.
Veřejnou zakázkou je zakázka, která je hrazena z prostředků státního rozpočtu a jejíž cena přesahuje zákonem stanovenou hranici.
Výběr dodavatele požadované části IS/IT, resp. výběr systémového integrátora je v metodě realizován dvoustupňovou obchodní veřejnou soutěží (výběrovým řízením, tendrem).
Dále je uveden obecný postup, který se v konkrétním výběrovém řízení modifikuje podle rozsahu dodávky, finančního objemu dodávky, doby, která je pro výběrové řízení k dispozici, popř. podle dalších specifických podmínek.
Postup výběrového řízení zahrnuje následující etapy:
1. Formulace celkového záměru vývoje IS/IT
Záměr vývoje IS/IT je většinou zpracován ve formě informační strategie podniku.. Informační strategie obsahuje vizi, cíle a hlavní charakteristiky plánovaného stavu IS/IT. Každá etapa vývoje IS/IT má v informační strategii definovány očekávané přínosy (ekonomické, organizační apod.). Výhodou takového postupu je jasná formulace představ o vývoji IS/IT, a tedy i nároků na jeho dodavatele a kritérií hodnocení jednotlivých dodávek.
Součástí informační strategie je stanovení jednotlivých komponent, které budou v cílovém stavu součástí architektury IS/IT, a návrh, jak má být daná komponenta získána:
• vyvinuta vlastními silami;
• vyvinuta externí firmou;
• nákupem typového ASW (TASW).
Jako podklad pro rozhodnutí o formě získání komponenty mohou sloužit informace získané od dodavatelů TASW a od nezávislých hodnotitelů (např. Garten Group).
2. Příprava soutěže
Součástí přípravy je jmenování výběrové komise, vytvoření poptávkového dokumentu a vytvoření soustavy kritérií pro hodnocení nabídek.
a) Do výběrové komise jsou obvykle jmenováni zástupce vrcholového vedení podniku, zástupce uživatelských útvarů budované části IS/IT, zástupce útvaru informatiky a externí konzultanti.
b) Poptávkový dokument vytváří výběrová komise. Hlavním zdrojem pro tvorbu poptávkového dokumentu je informační strategie. Poptávkový dokument se liší od informační strategie ve třech základních směrech:
• neobsahuje důvěrné informace, jejichž publikace by mohla poškodit zájmy zadavatele;
• obsahuje prohloubenou funkční specifikaci těch částí IS, které jsou předmětem soutěže;
• obsahuje navíc požadovanou strukturu nabídky (aby nabídky byly srovnatelné a dobře vyhodnotitelné) a podmínky soutěže.
c) Soustava hodnotících kritérií je sestavena tak, aby projekt směřoval k naplnění cílů stanovených pro předmětnou část IS v informační strategii a aby se minimalizovala možná rizika projektu. Každé kritérium má přiřazenu váhu, která vyjadřuje významnost daného kritéria v rámci celé soustavy kritérií.V soustavě hodnotících kritérií jsou některá kritéria označena jako obligatorní. Nesplnění kteréhokoli obligatorního kritéria vede k vyloučení uchazeče ze soutěže, a to bez ohledu na váhu daného kritéria.