6) Řízení komunikace

Řízení komunikace

„Schopnost komunikovat je na prvním místě v seznamu kritérií úspěchu.“

Peter Drucker

- správná komunikace je kritickým faktorem úspěchu
- dejte správnou informaci správným posluchačům
- komunikace mezi projektem a účastníky projektu
- informace o stavu na všech projektech
- zprávy o stavu
- kontrolní porady


Podávání zpráv o stavu

Účel
- informují o postupu projektu vzhledem k plánu projektu
- informují o postupu projektu vzhledem k průběžným cílům
- informují management projektu o: - rozporech
- změnách
- riziku
- řídí očekávání

Postup projektu

Požadavky na změny Syntéza

Zpráva o stavu
Deník rozporů

Další relevantní informace


Řízení komunikace
- při komunikaci vždy myslete na posluchače
- pečlivě zvažujte, o co žádáte
- žádáte-li o informaci, musíte vědět, jak ji použijete
- je-li potřeba, zpracujte mimořádnou zprávu
- využívejte standardní zprávy
- s čím vyšší organizační úrovní komunikujete, tím méně informací se vyžaduje
- musíte mít jasno, kdy je komunikace potřebná

SEMAFOR:
- červená = potřeba zabývat se zprávou
- žlutá = něco se děje, výstraha, připravit se
- zelená = není potřeba zásahu příjemce zprávy
- ujistěte se, že frekvence vašich zpráv je reálná
- krátký projekt - častěji
- dlouhý projekt – méně často

- sdělujte informace tvůrčím způsobem
- hlasovou poštou
- e-mailem
- na papíře
- na webu…

- členové projektového týmu informují projektového manažera, který udělá zprávu o projektu
- kontrolních porad se účastní celý projektový tým (zákazník, investor…)
- u dlouhých projektů mohou kontrolní porady probíhat odděleně, zprávy o stavu projektu se vydávají zpravidla 1x za měsíc
- pro úplné informování zákazníka/vedoucího se nespoléhejte jen na zprávy o stavu, zvláště když sdělujete špatné zprávy

Hlavní výstupy
- individuální zprávy o stavu
- členové týmu projektovému vedoucímu

- týdenní/měsíční zprávy o stavu projektu
- projektový manažer účastníkům projektu
- může existovat několik zpráv v různé formě pro různé příjemce

- kontrolní porady

Vedení porady
- agenda
- zapisovatel = partner při velkých poradách
- účastníci přípravy porady
- zvěte pouze ty lidi, kteří jsou nutní
- začněte včas (ale umožněte schůzky před poradou)
- porada by neměla být delší než 1 hod
- vysvětlete účel a očekávaný výsledek
- držte se agendy a sledujte čas
- je třeba zapsat, co se má udělat
- rekapitulujte, co se má udělat, kdo je odpovědný a termín splnění
- rekapitulujte všechna rozhodnutí

Otázka: Jak zajistíte, že se dostane správná informace o projektu správnému příjemci co nejefektivnějších způsobem?

Plánujte!!!

Plán komunikace
- určete účastníky projektu
- určete potřebu komunikace pro každého účastníka
- určete postupné cíle, jak splnit komunikační plán
- určete prioritu komunikačních možností
- zaveďte všechny komunikace, které jsou povinné
- zaveďte nejvýhodnější komunikační možnosti
- přidejte výsledné komunikační činnosti do plánu projektu
- je nutné dbát na to, aby komunikace byla efektivní, jednoduchá
- pokud se účastníci komunikace nacházejí na různých místech, je třeba zvážit použití telekonference

Povinná komunikace
- podávání zpráv
- požadovaná data
- stav projektu
- „push“ je posílána příjemci
- kontrolní porady
- hlášení o stavu projektu

Informační komunikace
- vzdělávání
- „jak na to“
- „pull“ (příjemce si informace musí vytáhnout)

Marketingová komunikace
- propagace projektu
- „push“ (informace tlačeny k příjemci – ovlivňování veřejného mínění)

Příklady povinné komunikace
- zprávy o stavu projektu
- pravidelná aktualizace stavu
- kontrolní porady
- porady řídícího výboru
- pravidelné konference a videokonference se vzdálenými účastníky
- vládou požadované zprávy a ostatní informace
- finanční hlášení (stav rozpočtu, počet pracovníků…)

Příklady informační komunikace
- informační porady
- projektové informace a dokumentace v adresářích nebo v knihovně s volným přístupem
- informace o projektu na webových stránkách

Příklady MTG komunikace
- projektové novinky s pozitivním marketingovým vlivem
- soutěže s jednoduchými cenami
- slogany o projektu posilující pozitivní image
- oslavy, které zviditelňují dosažení hlavních milníků
- upomínkové předměty – odznaky, tužky, šálky, trička atd.


- urči prioritu komunikačních výstupů


velký dopad Věnuj se nejdříve této oblasti
komunikace

malý dopad velká pracnost malá pracnost


- jak efektivně řídit očekávání? Komunikovat, komunikovat, komunikovat!!!
- abychom mohli řídit očekávání zákazníka, musíme být první
- projektový manažer musí být iniciativní,
- první je ten, kdo začne komunikovat


Řízení očekávání

- v mnoha případech se konflikt vyskytuje nikoliv kvůli aktuálnímu problému, ale kvůli tomu, že zákazník nebo manažer je překvapen
- získání souhlasu (souhlas zákazníka s definicí projektu)
- dodávky a očekávání (musí být dodáno to, co je očekáváno, je třeba o tom jednat)
- komunikuj aktivně (všechny komunikace jsou povinné, aby se předešlo překvapení)
- periodické hodnocení výkonnosti (přidaná hodnota bude odpovídat vynaloženým nákladům)
- je-li to nutné, opravte očekávání
- plnění dohody (nebudou-li dohody plněny, vyvolat jednání o změně)


Značka projektu

- propracovanější forma MTG komunikace
- promyslete, co působí na pozitivní image a důvěru v projekt
- snažte se vyvolat image a výborný pocit u osoby, která slyší o projektu
- značka projektu souvisí i se značkou jiných spotřebních produktů
- značka má určitý vliv na osobu
- aktivně budujete image projektu
- příklady budování image projektu: používejte pozitivní jméno projektu (akronym), vybudujte image projektu, používejte logo, upomínkové předměty, materiály s logem, trička, šálky, tužky…