5) Řízení rozsahu

Řízení rozsahu

2 zásadní chyby

1. špatná definice programu
2. chybí řízení rozsahu

- řízení rozsahu – stanovím obsah a hranice projektu
- musí ho odsouhlasit investor

Podstata řízení změn rozsahu
- řízení změn rozsahu znamená přinutit investora, aby rozhodnutí, která vedou ke změnám v rozsahu projektu, dělal sám
- řízení změn rozsahu je správné pokud,:
- investor (oprávněný zástupce) rozhodne, že změna je oprávněná
- vliv na projekt je analyzován a zcela pochopen (musí si uvědomit dopady změn nákladů a času)
- změny jsou nevyhnutelné, jsou však jedním z hlavních důvodů neúspěchu projektu
- aktivní řízení změn je klíčen k úspěchu projektu
- první chybou je špatně naplánovaný projekt, druhou chybou je, že se změny neřídí, změna pak naroste do problému větších rozměrů)

Většina změn je důsledkem:
- externích změn
- změny legislativy, předpisů...

- interních projektových problémů
- chybí vstupní požadavky
- nové požadavky
- nepochopení požadavků
- technické problémy


Procedury řízení změn

Ukázka změnové procedury
1. Získej potenciální požadavky na změny
2. Zapiš požadavek do deníku změn Scope Change Log
3. Přiděl změnu členu projektového týmu k prozkoumání
4. Projednej požadavek na změnu, alternativy a vliv na projekt s investorem

U malého projektu
ad 1) neformální podoba, ale musí být písemná (např. e-mail)
ad 2) projektový manažer rozhodne, zda požadavek zapsat, je-li to požadavek na změnu či ne
ad 3) projektový manažer určí, jaký je dopad změny na N, pracovní hodiny a dobu trvání
ad 4) odsouhlasení, odpovědnost přechází na investora

U velkého projektu
- projektový manažer může získat požadavky na změnu od kohokoliv, ale vždy musí mít formulář požadavků na změny
- požadavek se okamžitě zapíše do Deníku změn rozsahu
- projektový tým prozkoumá a stanoví varianty – opět do formuláře
- vyjádření investora
- pokud investor odmítne, zapisuje se do Deníku požadavků jako neschválená varianta
- do Deníku se zapíše i schválená varianta, odpovědnost přechází na investora

5. Dokumentuj rozhodnutí nebo průběh akce ve Formuláři požadavků na změny a v Deníku změn

6. Přidej příslušné činnosti do plánu projektu
- je-li třeba, aktualizuj Definování projektu
- pomocí Project Status Report sděl stav ostatním účastníkům projektu

U malého projektu
- oba body jsou stejné

U velkého projektu
ad 5) dokumentujeme změnu projektu na Formuláři a předáváme ho investorovi
ad 6) úpravy plán (někdy je nutné předělat definici projektu)

Techniky
1. Seskupování malých požadavků
- je třeba si uvědomit, že nemáme investora vždy k dispozici
- předkládáme mu 5 – 10 změn a projednáváme je najednou

2. Nepřesnosti v odhadech
- změna by neměla být zakódována předem
- zbytečně roste doba trvání projektu

3. „Zmrazení“ požadavků na změny
- ke konci projektu se vyskytuje nejvíce změn
- je nutné ke konci požadavky odmítat

4. Říkat ano
- otázkou je, zda musí mít zákazník vždy pravdu
- protáhne se doba projektu a zvýší se náklady
- zákazník nemá takové informace, aby mohl rozhodovat

5. Souhlas
- investor vs. konečný uživatel
- obdoba bodu č. 4

6. Velký průzkum
- vyžaduje vždy předchozí souhlas investora
- investor vždy rozhoduje

7. Každý má odpovědnost
- zákazník přednese změnu investorovi, ten ji předává manažerovi

8. Neřešená věc
- navrhnuta nějaká změna, která není schválena
- i v tomto případě by měl být pořízení záznam
- do budoucna je možno tuto změnu provést

Co je na uvážení projektového manažera?

Obecné záležitosti
- stanov úroveň tolerance
- vedoucí projektu může (ale nemusí) rozhodovat o změnách rozsahu

NA DRUHOU STRANU

- jestliže je riziko, že projekt překročí rozpočet nebo termíny, neakceptujte žádné změny rozsahu, ani malé, bez vyvolání procedury změn

- dokumentuj všechny požadavky na změny, i když je bude řešit projektový vedoucí
- jestliže existuje riziko překročení konečného termínu nebo rozpočtu projektu by měl odmítnout požadavky na změny

Vstupy a výstupy
- Formulář požadavků na změny
- Deník změn rozsahu
- aktualizovaná Definice projektu
- aktualizovaný Plán projektu
- aktualizované Hlášení o stavu změn