27. Řízení projektové komunikace: plánování a distribuce, řízení porad
- obsahuje procesy potřebné k časově i významově správnému generování, sběru, rozšíření, uschování projektových informací a k závaznému zacházení s nimi
- poskytuje spojení mezi lidmi, šíří myšlenky a informace
- každý kdo je do projektu zapojen, musí být připraven k vydávání a přijímání informací v projektovém jazyku
- dovednosti obecného komunikačního managementu se využívají i při řízení projektových komunikací, např:
- modely přijímač-vysílač (zpětné vazby, komunikační omezení)
- výběr média (komunikace ústní či písemná..)
- písemný styl (použití činného či trpného rodu, stavba vět, výběr slov)
- prezentační techniky (výběr jazyku)
- techniky řízení schůzí (příprava agendy, jednání v konfliktních situacích)
- dobrá komunikace je efektivní, když to, co přenáší je vnímáno na obou stranách stejně
- efektivní komunikace je životně důležitá pro úspěch každé činnosti organizace
- faktory ovlivňující komunikace:
- osobní vnímavost
- psychologický profil
- sociální prostředí
- kulturní pozadí
- sociální profil
- kulturní pozadí
- sémantické a syntaktické faktory
- organizační struktury
- komunikační media
Plánování komunikací
- obsahuje rozhodnutí o informačních a komunikačních potřebách účastníků projektu: kdo a kdy potřebuje jakou informaci, jak mu bude předána
- ve většině projektů se převážná část komunikací vykoná jako součást prvních projektových fází
- plánování komunikací je těsně spojeno s organizačním plánováním, protože organ. struktura projektu ovlivňuje požadavky na projektové komunikace
- vstupy do plánování komunikací
- požadavky na komunikace – jsou souhrnem požadavků n informace od účastníků projektu; projektové zdroje by se měly použít jen na zprostředkování informací, které přispívají k úspěchu projektu nebo tam, kde absence komunikace by vedla k chybám; typické informace potřebné k rozhodnutí o požadavcích na projektové komunikace obsahují:
- organizaci projektu a odpovědností vazby účastníků projektu
- disciplíny, oddělení a specialisté pracující na projektu
- logistiku – kolik osob pracuje na projektu a v jakých místech
- externí potřeba informace
- komunikační technologie – technologie a metody používané pro přenos informací tam a zpět mezi prvky projektu; technologické faktory komunikace obsahují:
- bezprostřednost potřeby informace
- vhodnost techniky
- předpokládaná úroveň projektového štábu
- délka trvání projektu
- nástroje a techniky pro plánování komunikací
- analýza účastníků projektu – potřeba informací různých účastníků projektu by se měla analyzovat a vypracovat metodický a logický pohled na jejich potřeby komunikace a na zdroje
- výstupy z plánování komunikací
- plán řízení komunikací – je dokument, který poskytuje:
- strukturu sběru a naplnění dat a upřesňuje, jaké metody se budou používat pro sběr a uchování různých typů informací
- strukturu distribuce – upřesňuje, komu půjdou informace a jaké metody se použijí k distribuci různých typů informací
- popis informace
- rozvrh vydávání zpráv
Distribuce informací
- obsahuje poskytování potřebné informace účastníkům projektu ve vhodném čase
- nástroje a techniky pro distribuci informací
- komunikační dovednosti – používají se k výměně informací, zdroj informací je odpovědný za vytvoření informace jaké, jednoznačné a kompletní, aby příjemce ji přijal správně a bylo jisté, že ji správně pochopil; komunikace má mnoho dimenzí:
- písemná nebo ústní
- interní (v rámci projektu) nebo externí (k zákazníkovi, k médiím, k veřejnosti)
- formální (zprávy, tiskové konference) nebo neformální (poznámky, náhodná konverzace)
- vertikální (v organizaci shora dolů) nebo horizontální (na stejné úrovni)
- informační a vyhledávací systémy – informace mezi členy týmu mohou být sdíleny mnoha různými způsoby, zahrnují formulářový systém, elektronické textové databáze, software pro projektové řízení
- informační distribuční systémy – informace mohou být distribuovány použitím mnoha metod, zahrnující projektové porady, distribuce kopií dokumentu, sdílení přístup k síťovým elektronickým databázím
Projektové porady:
- jsou svolávány kvůli komunikace a rozhodování
- účelem projektových porad je distribuce řídících informací od vedení k pracovníkům a naopak zpětnovazební informace o postupu prací od pracovníků k vedení
- efektivní řízení porad je důležitou dovedností pro každý řídící štáb
- několik poznámek k poradám:
- většina informací podaná na schůzích může být efektivněji rozšířena řádnou zprávou
- omezení pozvaných lidí pouze na nezbytný počet, více lidí na poradě znamená zmenšení produktivity
- fakt, že nejste pozván na poradu může být indikací, že váš čas je ceněn vysoko
- nedopusťte, aby se porady změnily na schůzi o sociálních věcech
- stanovte přibližný jednací čas porady a sdělte jej pozvaným
- návod pro efektivní vedení porad:
- udělejte si před poradou domácí cvičení
- zda je porada opravdu třeba
- zvažte alternativy k poradě (e-mail, zavoláni)
- sepsat body
- kategorizovat body porady
- jak bude výsledek stvrzen
- doba trvání každého bodu
- začněte poradu včas
- podejte přehled projednávaných bodů na začátku porady
- ať je každý zapojen
- buďte prostředníkem a nápomocen diskusi
- vyhnout se skupinovým konfliktům
- skončit schůzi včas
- výstupy z distribuce informací
- projektové záznamy - obsahují korespondenci, poznámky, zprávy a dokumenty popisující projekt
- prezentace projektu
28. Řízení projektové komunikace: prezentace projektu
- prezentace projektových plánů a rozvrhů může být velice usnadněna použitím diagramů a výkresů
- Ganttův diagram je jedním z palety diagramů, které se používají v projektovém řízení
- diagram s milníky - je to Ganttův diagram s vyznačenými milníky zvláštními symboly, pomocí milníků může projektový manažer snadno zhodnotit stav projektu a přijmout korekční opatření
- úsečky se sumárními činnostmi – někdy je žádoucí prezentovat informace o projektu ve stručné formě, to se může provést sloučením určitého počtu logicky navazujících činností do jedné sumární činnosti
- nákladový a výkonový diagram – velmi užitečný diagram, kde jsou vyneseny náklady a výkony
- diagram čerpání rozpočtu – ukazuje, jak je rozpočet čerpán v závislosti na projektových výkonech; elán při zahájení projektů vede podnikatele k použití příliš mnoha prostředků na začátku a později zjistí, že mu prostředky chybí
- diagram rozdělení nákladů – ukazuje, jaký díl celkových nákladů připadá na různé součásti projektu, může být nakreslen jako kruhový nebo sloupcový
- křivka čerpání nákladů (S – křivka) – ukazuje kumulativní podíl nákladů jednotlivých komponent v čase
29. Řízení projektové komunikace: zprávy o výkonu, uzávěrka projektu
- zprávy o výkonu představují sběr a rozdělení informací, které poskytují účastníkům projektu informace o tom, jak se využívají zdroje a plní cíle projektu
- tento proces obsahuje:
- zprávy o stavu – popisují v jakém stádiu se projekt nachází
- zprávy o postupu – co už projektový tým dokončil
- prognózování – předpovědi budoucího stavu
- nástroje a techniky pro zadávání zpráv o výkonech
- přehledy o výkonech – výkonové přehledy jsou většinou zprávy, při nichž se stanoví stav a postup projektu
- analýza odchylek – představuje porovnání skutečných projektových výsledků a plánovaných nebo očekávaných výsledků; nejčastěji se analyzují odchylky v nákladech nebo v termínech
- analýza trendů – znamená prověřit výsledky projektu v čase a určit, zda se výkon zlepšuje nebo zhoršuje
- analýza vytvořené hodnoty – viz otázka 30
- výstupy z podávání zpráv o výkonech
- zprávy o výkonech – organizují a sumarizují shromážděné informace a prezentují výsledky analýz; zprávy by měly poskytovat takové informace, jak to požadují různí účastníci projektu; obecné formy pro zprávy o výkonech zahrnují úsečkové diagramy, S-křivky, histrogramy a tabulky
- požadavky na změny – analýza projektového výkonu často generuje požadavek na změnu některého prvku projektu
Uzávěrka projektu
- projekt nebo projektová fáze po dosažení svých cílů nebo při skončení z jiných důvodů musí být uzavřeny
- administrativní uzavření obsahuje ověření a dokumentování projektových výsledků, aby produkt mohl být formálně převzat investorem, klientem nebo zákazníkem
- s administrativním uzavřením činností by se nemělo čekat až do skončení celého projektu; každá fáze projektu by se měla vhodným způsobem uzavřít a zajistit tak, aby se důležité a užitečné informace neztratily
- vstupy do administrativní uzávěrky
- dokumentace k měření výkonu – všechna dokumentace s měření a analýzou výkonu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
- dokumentace o projektovém produktu – dokumentace vytvořená k popisu projektového produktu se musí shromáždit a přehledně uspořádat
- výstupy z administrativní uzávěrky
- projektový archiv – měl by se připravit kompletní soubor indexovaných projektových záznamů k archivaci; zvláštní pozornost by se měla věnovat archivaci finančních dokladů, zvláště když se na projektech používají kontrakty nebo projekt obsahuje mnoho obchodního zboží
- formální akceptování projektu – měly by se připravit a distribuovat doklady, jimiž klient nebo investor přejímají produkt projektu nebo projektovou fázi
30. Analýza výkonu, nákladů, termínů (EVA, vytvořená hodnota)
- analýza vytvořené hodnoty
- ve svých formách je nejvíce používaná metoda pro měření výkonu
- integruje měření rozsahu, nákladů a termínů a pomáhá řídícímu týmu projektu stanovit projektový výkon
- analýza earned value obsahuje stanovení tří klíčových hodnot:
- rozpočet, neboli rozpočtové náklady na plánovanou práci (BCWS), je díl schválených odhadnutých nákladů plánovaných pro určitou činnost v daném časovém úseku
- skutečné náklady na vykonanou práci (ACWB), jsou celkové přímé i nepřímé náklady spotřebované na vykonání práce na aktivitě během časového úseku
- vytvořenou hodnotu neboli rozpočtové náklady na skutečně vykonanou práci (BCWP), je procentní podíl z celkové rozpočtové hodnoty rovný procentu práce skutečně vykonané z celkové plánované
- tyto tři hodnoty se používají v kombinace, aby se ohodnotilo, zda práce byla či nebyl dokončena, jak bylo plánováno
- nejužívanější kritéria jsou odchylka nákladů CV=BCWP-ACWP, odchylka v termínu SV=BCWP-BCWS a index nákladového plnění CPI=BCWP/ACWP
- kumulativní CPI se používá k předpovědi projektových nákladů při dokončení projektu
- index termínového plnění SPI=BCWP/BCWS se používá k předpovědi data dokončení projektu
Žádné komentáře:
Okomentovat